最終更新日    ２０２４年１月５日

＜個人情報に関する基本的な考え方＞

暨南大学日本学院（以下「大学」という。）では，個人情報保護の重要性を認識し，その適切な管理を行うことが重要な社会的責務であると考えています。個人情報に関する法令等を遵守すると共に，「曁南大学日本学院個人情報保護規程」に基づいた，以下のプライバシーポリシーに従って個人情報の保護に努めております。

１．個人情報とは

現在大学に在籍している，及び過去において在籍した学生，大学院学生，受験生，保証人，教職員等に関する情報であって，個人が識別されるものをいいます。

２．個人情報の収集について

個人情報は適正かつ公正な手段によって収集し，不正な手段によっては情報を収集しません。また，収集にあたっては，自明の場合を除き，その利用目的を明らかにします。

３．個人情報の利用目的

大学の正課・正課外等教育研究活動及びそれに付随する必要なサービスの提供並びに校務のために利用します。より具体的な利用目的は，別表に定める他，情報収集の際に明示します。

４．情報の提供について

大学では，以下の場合を除き，情報を外部に提供することはありません。

  • 大学の業務に必要不可欠な場合
  • 情報主体が同意している場合
  • 法令による場合
  • 情報主体の身体・生命等を保護するため，緊急かつ止むを得ない場合
  • 情報の同一性確認を求める公的機関からの依頼がある場合
  • 学術研究に利用する場合

５．情報の管理方法

暨南大学日本学院では，個人情報を正確，最新のものにするよう適切な措置を講じています。また，個人情報の漏洩，紛失，誤用，改ざん，不正アクセス等を防止するための合理的な保護措置をとっています。

６．情報の開示・訂正

個人情報の開示は,「曁南大学日本学院個人情報保護規程，同施行細則」に基づいて行われます。個人情報の内容に誤りがあった場合には速やかに訂正いたします。

７．不服の申し立て

大学の個人情報の取扱いについて不服がある場合は，「個人情報保護審査会」に申し立てることができます。個人情報保護審査会への申し立ては大学の主要窓口で受付いたします。

別表（「３．個人情報の利用目的」関係）

利用区分利用業務
教育研究１　入学関係（出願・入学手続）
２　学籍関係（学生証交付，名簿作成等の学籍管理，休学・復学・退学等の諸手続き等）
３　授業関係（履修相談，履修登録・通知，授業・実習・試験運営，成績処理・通知(＊１)・管理，学修効果確認，卒業判定，学位記授与等々）
４　各種証明書等の発行
５　図書館の利用及び各種図書館サービスの提供
６　教学に関わる調査・統計資料作成(＊２)
７　学術研究に関わる調査(＊３)・統計資料作成(＊２)
８　実習関係（教育実習，介護等体験，博物館実習，図書館実習等）
９　教員免許状申請 大学内への掲示等による大学各部局からの連絡・問い合わせ卒業後の学籍・成績関係情報の在籍記録保存，各種証明書等作成・発行
教育学術交流・留学等支援１　国内外の他大学・大学院との単位互換制度関係
２　学生からの申し込みを受けて行う留学のための各種アテンド
３　海外文化研修・海外語学研修，学部単位の留学制度を利用する学生の派遣及び受入の準備のための情報授受
４　学生および保証人に送付する各種関係書類の発送
５　学生および保証人に対し当該プログラム実施の為に行う連絡・問合せ
６　学生が希望する，私費外国人留学生奨学金の選考結果を利用する学内外の奨学金選考及び推薦資料の作成等に関する事務
学生生活支援１　学生生活全般の指導・助言
２　学生対象の各種福利厚生業務（奨学金・学生健康保険互助組合・留学生総合住宅補償・学生食堂・ アルバイト紹介・部屋紹介・遺失物等）
３　学生団体及び個人の課外活動支援 (クラブ・サークル活動，キャンプ等)
４　学生生活支援（相談業務，オリエンテーション，課外教育プログラム，遺失物対応等）
５　学生生活に係る調査・統計資料作成（＊２）
６　大学の教育活動への協力依頼(入試業務，ハンドブック作成等)
７　学生の保険加入及び異動管理（＊４）
キャリア支援１　進路・就職支援等の相談
情報・通信１　各種情報サービスの提供
２　学内コンピュータ施設利用時の利用者認証及び利用者に応じたログオン環境の提供
財務１　学費納付のための業務
２　経理処理上必要な手続き（内容確認及び証憑書類としての照合）
３　給与等の振込口座登録
広報・発信１　卒業後の本学及び校友会に関する情報提供
２　保証人への季刊誌の送付
３　保証人への教育懇談会開催通知
４　寄付に関するお知らせの送付
＊１　入学時に提出いただいた同意書に基づき，大学の学生本人の学修効果の確認，休学・復学・退学等の確認のため，大学に届け出ている保証人に，個人情報を提供します。ただし，満年齢が２０歳に達した学生については，保証人への情報提供を行わない場合があります。
＊２　統計資料の作成に際しては，個人情報が特定できない形での数値化等の加工をした上で行います。
＊３　学術上の調査・研究にかかわると判断できる場合で，当該情報が生存する個人の個人情報に関係しないと判断できるときは，教務部内規により故人の個人情報を開示することがありま す。
＊４　保険加入に際し，学外機関への個人情報の提供が必要な場合は，大学の学生本人にその旨をお知らせし，同意を得て行います。